Alle datenverarbeitenden Stellen müssen ein Datenschutz-Verfahrensverzeichnis führen (§ 8 DSG NRW). D.h. auch die Münsteraner Schulen müssen dokumentieren, welche personenbezogenen Daten sie mit Hilfe welcher automatisierter Verfahren auf welche Weise verarbeiten und welche Datenschutzmaßnahmen sie dabei getroffen haben. Anschließend muss dieses Dokument (Verfahrensnachweis) dem zuständigen Datenschutzbeauftragten vorgelegt werden. Die datenverarbeitende Stelle hat dabei eine "Bringschuld".

Unter "Downloads" habe ich unter anderem ein für Schulen vorausgefülltes Verfahrensverzeichnis abgelegt, welches die Schulen herunterladen, bearbeiten und ergänzen können. Danach schicken Sie mir bitte das Dokument als Anhang einer Mail oder mit der Post (siehe Kontakt).

Für weitere Fragen oder Anregungen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung!

Mit freundlichen Grüßen

Jörg Falke

(Datenschutzbeauftragter für den Schulamtsbereich Münster)

§ 8 Verfahrensverzeichnis

((1) Jede datenverarbeitende Stelle, die für den Einsatz eines Verfahrens zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist, hat in einem für den behördliche n Datenschutzbeauftragten bestimmten Verzeichnis festzulegen:

1. Name und Anschrift der datenverarbeitenden Stelle
2. Die Zweckbestimmung und die Rechtgrundlage der Datenverarbeitung
3. Die Art der gespeicherten Daten
4. Den Kreis der Betroffenen
5. Die Art regelmäßig zu übermittelnder Daten, deren Empfänger sowie die Art und Herkunft regelmäßig empfangener Daten
6. Die zugriffberechtigten Personen oder Personengruppen
7. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 10
8. Die Technik des Verfahrens, einschließlich der eingesetzten Hard- und Software
9. Fristen für die Sperrung und Löschung nach § 19 Abs. 2 und Abs.3
10. Eine beabsichtige Datenübermittlung an Drittstaaten nach § 17 Abs. 2 und Abs.3
11. Die begründeten Ergebnisse der Vorabkontrollen nach § 10 Abs.3 Satz1

(2) Die Angaben des Verfahrensverzeichnisses können bei der datenverarbeitenden Stelle von jeder Person eingesehen werden; dies gilt für die Angaben zu den Nummern 7, 8 und 11 nur, soweit dadurch die Sicherheit des technischen Verfahrens nicht beeinträchtigt wird. Satz 1 gilt nicht für

1. Verfahren nach dem Verfassungsschutzgesetz Nordrhein-Westfalen.
2. Verfahren die der Gefahrenabwehr oder der Strafrechtspflege dienen.
3. Verfahren der Steuerfahndung

Soweit die datenverarbeitende Stelle eine Einsichtnahme im Einzelfall mit der Erfüllung ihrer Aufgaben für unvereinbar erklärt. Die Gründe dafür sind aktenkundig zu machen und die antragstellende Person ist darauf hinzuweisen, dass sie sich an den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden kann. Dem Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit ist auf sein Verlangen Einsicht zu gewähren.